Polityka prywatności

Niniejszym informujemy, że przetwarzamy Państwa dane osobowe. Szczegóły procesu przetwarzania znajdują się poniżej.

I. Modular System Sp. z o.o. z siedzibą w Ogorzelicach ul. Bielska 19, 09-412 Ogorzelice, NIP: 7123301642, REGON: 362751450, KRS: 0000580887 jest Administratorem Państwa danych osobowych.
II. Aby świadczyć usługi zgodnie z profilem działalności, Spółka przetwarza dane osobowe — w różnych celach, jednak zawsze zgodnie z prawem. Poniżej Pan/Pani wyszczególnione cele przetwarzania danych osobowych wraz z podstawami prawnymi.

1. W celu dokonania wyceny usługi oraz wykonania usługi przetwarzamy dane osobowe jak:
   • imię i nazwisko/ nazwa,
   • adres e-mail,
   • numer nip,
   • numer zlecenia,
   • adres

   Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy; Jeżeli zamawiający zdecyduje się podać również nazwisko, uznajemy, że on zgodę na przetwarzanie również nazwiska — wtedy podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody.

2. W celu rozpatrzenia reklamacji przetwarzamy takie dane osobowe jak:
   • imię i nazwisko (jeżeli zostanie podane)/nazwa,
   • adres e-mail,
   • numer zlecenia,
   • ewentualnie adres zamieszkania – jeżeli następuje zwrot pieniędzy,
   • ewentualnie numer rachunku bankowego – jeżeli następuje zwrot pieniędzy,

   Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy; jeżeli zamawiający zdecyduje się podać również nazwisko, uznajemy, że wyraził on zgodę na przetwarzanie również nazwiska – wtedy podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody.

3. W celu przesyłania komunikatów o postępie wykonania prac przetwarzamy dane osobowe jak: − adres e-mail, − numer zlecenia.
   Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest informowanie klienta o czynnościach związanych z realizacją usługi w celu podwyższenia komfortu korzystania z serwisu).

4. W celu kontaktu telefonicznego w sprawach związanych z realizacją usługi przetwarzamy dane osobowe, jak:
   • Imię i nazwisko/ nazwa,
   • numer telefonu,
   • numer zlecenia;

   Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody.

5. W celu wystawienia faktury i spełnienia innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, takich jak np. przechowywanie dokumentacji księgowej przez 5 lat, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
   • imię i nazwisko,
   • nazwa firmy,
   • adres zamieszkania lub adres siedziby,
   • numer NIP,
   • indywidualnie przypisany numer klienta;
   • numer zlecenia.
   • ewentualnie numer rachunku bankowego

   Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa.

6. W celu tworzenia rejestrów i ewidencji związanych z RODO, w tym np. rejestru klientów, którzy zgłosili sprzeciw zgodnie z RODO, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
   • imię,
   • adres e-mail,
   • adres do kontaktu – w zależności od sposobu w jaki zostało przesłane żądanie,
   • numer telefonu kontaktowego – w zależności od sposobu w jaki zostało przesłane żądanie; Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest po pierwsze, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa; po drugie, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest posiadanie wiedzy na temat osób, które realizują swoje uprawnienia wynikające z RODO).
7. W celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
   • imię i nazwisko (jeżeli nazwisko zostało podane) lub ewentualnie firmę,
   • adres zamieszkania (jeżeli został podany),
   • numer PESEL lub numer NIP (jeżeli został podany),
   • adres e-mail,
   • indywidualnie przypisany numer klienta;
   • numer zlecenia.

   Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą ustalić, dochodzić lub bronić się przed roszczeniami, w tym klientów i osób trzecich).

8. W celu archiwalnym i dowodowym przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
   • imię i nazwisko jeżeli zostało podane
   • adres e-mail
   • numer zlecenia
   • dane zawarte w umowie
   • akta osobowe – na potrzeby zabezpieczenia informacji, które mogą słuyć wykazywaniu faktów o znaczeniu prawnym

   Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą dowieść pewnych faktów związanych z realizacją usług, np. gdy jakiś organ państwowy tego zażąda).

9. W celu analitycznym, tj. badania i analizowania aktywności na stronie internetowej należącej do Spółki, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
   • data i godzina odwiedzin strony,
   • rodzaj systemu operacyjnego,
   • przybliżona lokalizacja,
   • rodzaj przeglądarki internetowej wykorzystywanej do przeglądania strony
   • czas spędzony na stronie,
   • odwiedzone podstrony,
   • podstrona, gdzie wypełniono formularz kontaktowy.

   Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest poznanie aktywności klientów na stronie internetowej).

10. W celu wykorzystywania cookies na stronie internetowej przetwarzamy takie informacje tekstowe (cookies zostaną opisane w odrębnym punkcie). Podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody (przy pierwszym wejściu na stronę internetową pojawia się zapytanie o zgodę na wykorzystanie cookies).
11. W celu administrowania stroną internetową przetwarzamy takie dane osobowe, jak: − adres IP,
    • data i czas serwera,
    • informacje o przeglądarce internetowej,
    • informacje o systemie operacyjnym— dane te są zapisywane automatycznie w tzw. logach serwera, przy każdorazowym korzystaniu ze strony należącej do Spółki.

    Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes.

12. W celu bezpieczeństwa i ochrony przedsiębiorstwa przetwarzamy takie dane osobowe jak:
    • wizerunek umieszczony na nagraniu z monitoringu znajdującego się na terenie przedsiębiorstwa

    Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony Modular System sp. z o.o.).

13. Niezależnie od powyższego, przetwarzamy w niezbędnym dla celu zakresie, dane osobowe pracowników, kontrahentów, odbiorców, dostawców, w związku z wykonywaniem umowy nr 3793/JSWA/2020 z dnia 19 października 2020 r. pomiędzy Modular a Polskim Centrum Badań i Certyfikacji S.A, a także w związku z wykonywaniem innych umów w przedmiocie certyfikacji ISO.

    Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Modular); uzasadniony interes Modular: wykonanie Umowy.

III. Odnośnie poszczególnych okresów przetwarzania danych osobowych, wskazuje się, że dane osobowe przetwarzane przez Modular System sp. z o.o. przetwarzają dane przez następujące okresy:

1. trwania umowy — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu zawarcia i wykonania umowy;
2. 3 lat lub 10 lat + 1 rok — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (długość okresu zależy od tego, czy obie strony są przedsiębiorcami, czy też nie);
3. 6 miesięcy — w odniesieniu do danych osobowych, które zostały zebrane przy wycenie usługi, a jednocześnie nie doszło do niezwłocznego zawarcia umowy;
4. 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych wiążących się ze spełnieniem obowiązków z prawa podatkowego;
5. do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody;
6. do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych lub do celów marketingowych;
7. do czasu zdezaktualizowania się lub utraty przydatności, jednak nie dłużej niż przez 3 lata — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych głównie do celów analitycznych, wykorzystania cookies i administrowania stroną internetową.

Okresy przetwarzania danych liczone są od końca roku, w którym rozpoczęto przetwarzanie danych osobowych, aby usprawnić proces usuwania lub niszczenia danych osobowych. Odrębne liczenie terminu dla każdej zawartej umowy wiązałoby się z istotnymi trudnościami organizacyjnymi i technicznymi, jak również znaczącym nakładem finansowym, dlatego ustanowienie jednej daty usuwania lub niszczenia danych osobowych pozwala sprawniej zarządzać tych procesem. W przypadku skorzystania z prawa do zapomnienia takie sytuacje są rozpatrywane indywidualnie. Dodatkowy rok związany z przetwarzaniem danych osobowych zebranych na potrzeby wykonania umowy jest podyktowany tym, że istnieje możliwość zgłoszenia roszczenia na chwilę przed upływem terminu przedawnienia, a samo żądanie może zostać doręczone z istotnym opóźnieniem lub może dojść do błędnego określenia terminu przedawnienia roszczenia.

IV. Przysługuje Państwu:

1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
2. prawo do sprostowana swoich danych;
3. prawo do usunięcia danych , jeśli nie ma podstaw abyśmy przetwarzali te dane;
4. ograniczenia przetwarzania danych;
5. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
6. prawo do przenoszenia danych;
7. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego;
8. prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych, jeśli zostały one przekazane na podstawie zgody;

V. Szczegóły i wskazówki jak wykonywać swoje prawa zamieszczone zostaną na stronie internetowej www.modularsytem.pl

VI. Podanie przez Państwa danych:

1. wynika z zawartej z nami umowy;
2. służy zawarciu umowy w przyszłości;
3. służy spełnieniu warunków wynikających z art. 106 b Ustawy o podatku od towarów i usług.

VII. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.

VIII. O wszelkich zmianach wprowadzonych do niniejszej Polityki prywatności zostaniecie Państwo powiadomieni drogą e-mailową.

IX. Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 25 maja 2018 r